Quy Trình Kiểm Soát Hàng Hóa Và Bán Hàng Cho Cửa Hàng Tôn Thép, VLXD: 7 Bước Giảm Hao Hụt, Quản Chặt Nhân Viên

Cuối tháng kiểm kho, sổ sách báo còn 40 bó thép phi 16 nhưng ngoài bãi chỉ đếm được 37. Cuộn tôn ghi còn 300 mét, cắt ra lại thiếu. Hỏi thì ai cũng bảo “em bán đúng mà”. Tiền không mất một lần, mà rỉ ra từng chút mỗi ngày, đến lúc phát hiện thì không còn biết hụt từ đâu.

Hao hụt ở cửa hàng tôn thép, vật liệu xây dựng (VLXD) hiếm khi do một người cố ý. Phần lớn đến từ một quy trình có lỗ hổng: nhập không đối chiếu, cắt không ghi, bán không theo bảng giá, xuất không có phiếu. Bài này chia sẻ trọn vẹn quy trình 7 bước mà một cửa hàng có thể áp dụng ngay để giữ hàng không hụt, biết rõ nhân viên đang làm gì và dùng chính số liệu đó để đẩy chỉ tiêu bán hàng.

Hàng hóa thường hụt ở đâu?

• Nhập hàng: xe về đông, đếm vội, không so với đơn đã đặt nhà cung cấp, thiếu vài cây cũng không ai biết.
• Cắt xẻ: cuộn tôn cắt theo kích thước khách đặt, phần đầu thừa và hao hụt không được ghi lại.
• Quy đổi đơn vị: nhập theo tấn, theo ký nhưng bán theo cây, theo mét; mỗi người nhẩm một kiểu.
• Bán sai giá: nhân viên tự giảm giá, bán theo bảng giá cũ, quên tính phụ kiện, tiền cắt.
• Xuất kho: hàng lên xe không có phiếu, giao thêm “cho anh vài cây” không ai ghi.
• Trả hàng: khách trả lại nhưng không nhập kho, hàng nằm một góc rồi thất lạc.
• Sửa, hủy đơn: đơn đã thu tiền bị sửa số lượng hoặc hủy mà chủ không hay.

Nhìn danh sách trên sẽ thấy: hầu hết lỗ hổng nằm ở những chỗ không có ghi nhận. Quy trình dưới đây lấp từng chỗ đó.

Quy trình 7 bước kiểm soát hàng hóa và bán hàng

Bước 1. Nhập hàng có đối chiếu

Mỗi lần xe hàng về, người nhận phải so từng dòng với đơn đặt nhà cung cấp: đúng quy cách, đúng độ dày, đủ số lượng, đúng giá. Thép cân hoặc đếm cây, tôn kiểm số cuộn và số ký. Chỗ nào lệch thì ghi ngay và báo nhà cung cấp trước khi ký nhận, đừng để “mai tính”.

Hàng nhập xong phải vào sổ (hoặc vào phần mềm) ngay trong ngày. Hàng đã nằm trong kho mà chưa nhập là hàng “vô hình”, rất dễ bị bán mà không trừ.

Bước 2. Thống nhất mã hàng và đơn vị quy đổi

Mỗi quy cách một mã riêng: tôn lạnh màu xanh ngọc 4 dem khác 3 dem, thép phi 10 khác phi 16. Đơn vị quy đổi (cuộn sang mét, tấn sang cây, ký sang mét) được cài sẵn một lần và cả cửa hàng dùng chung. Nhân viên không phải nhẩm, chủ không phải lo mỗi người tính một kiểu.

Bước 3. Cắt xẻ phải có ghi nhận

Với cửa hàng tôn thép, cắt xẻ là nơi hao hụt lớn nhất mà ít ai theo dõi. Mỗi lần cắt cần ghi: lấy từ cuộn gốc nào, ra bao nhiêu thành phẩm, kích thước bao nhiêu, phần dư và hao hụt bao nhiêu ký. Phần đầu thừa còn bán được thì nhập lại kho như một mặt hàng riêng.

Bước 4. Bán đúng giá, đúng quyền

Giá bán lấy từ một bảng giá chung, có thể chia theo nhóm khách (khách lẻ, thầu quen, đại lý). Nhân viên được giảm giá trong mức cho phép; vượt mức thì phải có người duyệt. Mỗi đơn ghi rõ nhân viên bán, phụ kiện đi kèm, tiền cắt, tiền xe để không sót khoản nào.

Bước 5. Xuất kho theo phiếu, có ký nhận

Không có phiếu thì không xuất hàng. Thủ kho soạn hàng theo phiếu, đếm lại khi lên xe, tài xế đối chiếu thêm một lần. Khi giao đến công trình, người nhận ký phiếu hoặc chụp ảnh xác nhận. Hàng trả về phải nhập lại kho ngay trong ngày.

Bước 6. Thu tiền và đối chiếu cuối ngày

Cuối ngày, tổng tiền mặt, tiền chuyển khoản và công nợ mới phát sinh phải khớp với danh sách đơn đã bán. Đơn nào ghi nợ thì ghi rõ khách, công trình, hạn thanh toán. Lệch một khoản nhỏ mà xử lý ngay thì dễ; để dồn đến cuối tháng thì gần như không truy được.

Bước 7. Kiểm kho xoay vòng, xử lý chênh lệch ngay

Thay vì chờ cuối năm kiểm toàn bộ, hãy chia hàng thành nhóm và kiểm xoay vòng: nhóm hàng chạy nhiều (thép thông dụng, tôn bán chạy) kiểm mỗi tuần, nhóm còn lại kiểm mỗi tháng. Lệch ở đâu thì truy ngay theo đơn nhập, đơn bán, phiếu cắt của nhóm đó, khi mọi người còn nhớ.

Kiểm soát hoạt động nhân viên mà không cần đứng canh

Chủ cửa hàng không thể đứng cạnh từng nhân viên cả ngày. Cách bền vững hơn là để quy trình tự ghi lại mọi việc:

• Mỗi người một tài khoản riêng, không dùng chung, để biết ai làm gì.
• Phân quyền theo vai trò: nhân viên bán hàng chỉ thấy và sửa được phần việc của mình; giá vốn, lợi nhuận chỉ chủ hoặc kế toán xem.
• Nhật ký thao tác: mọi lần tạo, sửa, hủy đơn, sửa giá, điều chỉnh kho đều được lưu lại người làm và thời gian.
• Sửa giá, hủy đơn đã thu tiền phải có người duyệt.
• Xem số liệu theo từng nhân viên: doanh số, số đơn, giá trị trung bình mỗi đơn.

Khi nhân viên biết mọi thao tác đều được ghi lại, sai sót và gian lận giảm đi rõ rệt, còn người làm tốt cũng được ghi nhận công bằng.

Dùng số liệu để đẩy mạnh chỉ tiêu bán hàng (KPI)

Quy trình chặt không chỉ để chống thất thoát. Khi mỗi đơn đều ghi đúng người bán, đúng giá, đúng lãi, chủ cửa hàng có trong tay số liệu thật để giao và theo dõi chỉ tiêu:

• Giao chỉ tiêu rõ ràng theo tháng cho từng người: doanh số, số đơn, số khách mới, tỷ lệ thu hồi công nợ.
• Thưởng theo lãi gộp, không chỉ theo doanh số, để nhân viên không giảm giá quá tay chỉ để chốt đơn.
• Xem tiến độ hằng ngày trên điện thoại; ai chậm thì hỗ trợ sớm, không đợi cuối tháng.
• Họp ngắn mỗi tuần dựa trên số liệu: mặt hàng nào bán chạy, khách nào lâu chưa quay lại, đơn nào còn nợ.

Phần mềm nhanh, nhạy giúp quy trình chạy mỗi ngày

Quy trình trên giấy dễ viết nhưng khó giữ, vì lúc đông khách ai cũng muốn làm tắt. Phần mềm quản lý bán hàng VSmartSell được làm riêng cho cửa hàng tôn thép, VLXD để các bước này diễn ra tự nhiên trong lúc bán:

• Tạo đơn nhanh với tìm kiếm thông minh, tự tính giá theo khách hàng, chiết khấu và khuyến mãi.
• Kiểm soát nhập hàng: so sánh giá nhập giữa các nhà cung cấp, cảnh báo khi giá bất thường.
• Cắt xẻ cuộn tôn: tự tính hao hụt, quản lý cuộn gốc và thành phẩm đến từng ký.
• Tồn kho theo mét, mét vuông, ký, cây, tấm, cuộn; biết còn bao nhiêu, ở đâu, nhập từ bao giờ.
• Phân quyền người dùng, nhân viên chỉ thấy những gì được phép, lịch sử hoạt động ghi lại mọi thao tác.
• Xem doanh thu, lợi nhuận, công nợ ngay trên điện thoại; báo cáo tự động gửi về thư điện tử mỗi ngày.

Tóm tắt: việc cần làm hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng

• Hằng ngày: nhập hàng trong ngày, xuất kho có phiếu, đối chiếu tiền và công nợ cuối ngày.
• Hằng tuần: kiểm kho nhóm hàng chạy, xem số liệu từng nhân viên, họp ngắn với cả đội.
• Hằng tháng: kiểm kho nhóm còn lại, chốt chỉ tiêu và thưởng, rà soát bảng giá và quyền của từng tài khoản.

Hao hụt không biến mất sau một đêm, nhưng chỉ cần giữ đều 7 bước này trong vài tuần, chủ cửa hàng sẽ thấy rõ hàng đi đâu, tiền về đâu và ai đang làm tốt.

Bài liên quan:

• Nguyên nhân chính gây thất thoát hàng hóa
• Kiểm kho không khớp, thiếu hàng trong kinh doanh VLXD
• Làm sao kiểm soát hàng nhập so với đơn đặt nhà cung cấp

Muốn áp dụng quy trình này cho cửa hàng của mình? Dùng thử VSmartSell miễn phí tại vsmartsell.com hoặc gọi Hotline/Zalo 0866135766 để được hướng dẫn cài đặt theo đúng mặt hàng của cửa hàng.

#VSmartSell #QuyTrinhKiemSoatHangHoa #GiamHaoHut #QuanLyKho #QuanLyNhanVien #PhanMemQuanLyBanHang #CuaHangTonThep #VatLieuXayDung #QuanLyCuaHangVLXD #ChiTieuBanHang