Kiểm kho cuối tháng mà số liệu chênh lệch, thậm chí thiếu cả cuộn tôn là tình huống nhiều chủ cửa hàng VLXD từng gặp phải. Bài viết này phân tích nguyên nhân và hướng dẫn cách khắc phục.
Tình Huống Thực Tế: Cuộn Tôn “Không Cánh Mà Bay”
Một chủ cửa hàng tôn thép chia sẻ:
“Kế toán cũ nghỉ việc, bàn giao cho kế toán mới. Tuần đầu mọi thứ ổn. Nhưng đến cuối tháng kiểm kho, phát hiện thiếu cả một cuộn tôn. Hỏi ai cũng không biết, tìm chứng từ 2 năm cũng không ra.”
Thiệt hại: Mất cuộn tôn trị giá hàng chục triệu + mất thời gian truy tìm + không quy được trách nhiệm.
5 Nguyên Nhân Phổ Biến Gây Chênh Lệch Tồn Kho
1. Ghi chép không kịp thời
| Hành vi | Hậu quả |
|---|---|
| Xuất hàng trước, ghi sau | Quên ghi, tồn kho ảo |
| Để dồn cuối ngày mới ghi | Nhầm số lượng, mã hàng |
| Ghi trên giấy rồi nhập sau | Giấy thất lạc, dữ liệu mất |
2. Cắt cuộn không đúng quy trình
Đặc thù tôn cuộn:
- Kế toán bán mã A, nhưng kho cắt mã B (vì gần hơn)
- Cuộn B thiếu → bù bằng cuộn C
- Kết quả: 3 mã hàng đều sai số liệu
3. Sắp xếp kho lộn xộn
- Hàng mới nhập để đâu không biết
- Nhân viên này nghỉ, nhân viên khác không tìm được
- Kiểm kho mất cả ngày, vẫn không chính xác
4. Phụ thuộc vào một nhân viên
Quản lý bằng Excel với đặc điểm:
- Chỉ một người hiểu file đang làm
- Nhân viên nghỉ → không ai tiếp quản được
- Dữ liệu không minh bạch, khó kiểm tra
5. Không có lịch sử thao tác
Khi có chênh lệch:
- Không biết ai đã xuất/nhập
- Không biết thao tác lúc nào
- Không có căn cứ quy trách nhiệm
Hậu Quả Của Việc Không Kiểm Soát Tồn Kho
Về tài chính
- Thất thoát hàng hóa không kiểm soát
- Mất tiền nhưng không biết mất ở đâu
- Không thu hồi được vì không có bằng chứng
Về vận hành
- Bán hàng sai: bán mã A nhưng xuất mã B
- Hứa giao không có hàng: tồn kho ảo
- Mất uy tín với khách hàng
Về nhân sự
- Đổ lỗi qua lại khi có sự cố
- Không quy được trách nhiệm
- Mất đoàn kết nội bộ
Quy Trình Kiểm Kho Chuẩn 5 Bước
Bước 1: Chuẩn bị
- In danh sách tồn kho hiện tại
- Phân công người kiểm theo khu vực
- Tạm dừng xuất/nhập trong thời gian kiểm
Bước 2: Kiểm đếm thực tế
- Đếm theo từng vị trí trong kho
- Ghi chép số lượng đếm được
- Đánh dấu mặt hàng đã kiểm
Bước 3: Đối chiếu
- So số đếm với số sổ sách/phần mềm
- Liệt kê các mặt hàng chênh lệch
- Kiểm tra lại mặt hàng chênh lệch lớn
Bước 4: Tìm nguyên nhân
- Rà soát chứng từ xuất/nhập
- Kiểm tra lịch sử giao dịch
- Xác định sai sót ở khâu nào
Bước 5: Điều chỉnh và báo cáo
- Cập nhật số liệu đúng
- Lập biên bản kiểm kho
- Đề xuất biện pháp khắc phục
Giải Pháp: Phần Mềm Quản Lý Kho Chuyên Dụng
Lợi ích 1: Tồn kho thực tế vs có thể bán
Phần mềm phân biệt rõ:
- Tồn kho thực tế: Hàng đang có trong kho
- Đã đặt trước: Hàng có khách đặt
- Có thể bán: Hàng thực sự có thể bán
→ Không bán nhầm hàng đã đặt.
Lợi ích 2: Tự động cập nhật tồn kho
- Bán hàng → Tự động trừ tồn
- Nhập hàng → Tự động cộng tồn
- Không cần nhập liệu thủ công
Lợi ích 3: Quản lý xuất/nhập chính xác
- Mỗi phiếu xuất gắn với đơn hàng
- Xác nhận số lượng xuất thực tế
- Không thể xuất sai mã hàng
Lợi ích 4: Phân quyền và lịch sử
| Tính năng | Lợi ích |
|---|---|
| Phân quyền theo chức năng | Ai làm gì có quyền đó |
| Lịch sử thao tác | Biết ai làm gì, lúc nào |
| Không thể xóa dữ liệu | Minh bạch, có căn cứ |
Lợi ích 5: Kiểm kho nhanh
- In danh sách kiểm kho theo khu vực
- Nhập số đếm trực tiếp trên phần mềm
- Tự động tính chênh lệch
- Báo cáo kiểm kho chi tiết
Cách Chọn Phần Mềm Quản Lý Kho Cho VLXD
Yêu cầu bắt buộc
- Quản lý theo nhiều đơn vị tính (kg, mét, tấm)
- Theo dõi theo lô, mã màu (đặc biệt với gạch men)
- Có tính năng kiểm kho tích hợp
- Lịch sử thao tác đầy đủ
Yêu cầu nên có
- Cảnh báo tồn kho thấp/cao
- Báo cáo hàng tồn lâu
- Quản lý đa kho, đa chi nhánh
Kết Luận
Kiểm kho chênh lệch, thiếu hàng là nỗi đau chung của ngành VLXD. Nguyên nhân thường từ:
- Ghi chép không kịp thời
- Quy trình không chuẩn
- Công cụ quản lý lạc hậu
Giải pháp nằm ở việc:
- Xây dựng quy trình kiểm kho chuẩn
- Sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng
- Phân quyền rõ ràng, minh bạch
vSmartSell cung cấp phần mềm quản lý kho chuyên biệt cho ngành VLXD với tính năng kiểm kho tích hợp và lịch sử thao tác đầy đủ, giúp bạn kiểm soát tồn kho chính xác và giảm thiểu thất thoát.
Bạn muốn quản lý cửa hàng VLXD hiệu quả hơn?
Dùng thử miễn phí vSmartSell 15 ngày. Không cần thẻ tín dụng, được hỗ trợ cài đặt và đào tạo miễn phí.
