Cuối tháng, sổ sách nói kho còn 40 tấm tôn lạnh 4 dem màu xanh ngọc, nhưng ra kho đếm thì chỉ còn 31. Khách thầu gọi hỏi còn nợ bao nhiêu, nhân viên phải lật ba cuốn sổ mới trả lời được. Giá thép vừa tăng, mà bảng giá trên quầy vẫn là giá tuần trước.
Nếu bạn đang làm chủ một cửa hàng tôn thép hay vật liệu xây dựng, có lẽ bạn đã gặp ít nhất một trong những cảnh trên. Gốc rễ thường không nằm ở nhân viên cẩu thả, mà ở cách quản lý hàng hóa chưa theo kịp quy mô cửa hàng.
Bài viết này là hướng dẫn đầy đủ giúp bạn hiểu phần mềm quản lý hàng hóa là gì, ngành tôn thép và VLXD cần những tính năng nào, những sai lầm nên tránh khi chọn, và cách triển khai gọn trong hai tuần. Cuối bài là cách để bạn dùng thử VSmartSell, phần mềm được xây dựng riêng cho cửa hàng tôn thép và vật liệu xây dựng.
Phần mềm quản lý hàng hóa là gì?
Phần mềm quản lý hàng hóa là công cụ giúp cửa hàng theo dõi toàn bộ hành trình của một mặt hàng: từ lúc nhập về, nằm trong kho, được bán ra, cho đến khi khách trả đủ tiền. Với một cửa hàng tôn thép hay VLXD, phần mềm cần trả lời nhanh năm câu hỏi:
- Còn bao nhiêu? Tồn kho theo từng mã hàng, độ dày, màu, quy cách.
- Nhập giá bao nhiêu? Giá vốn theo từng đợt nhập, không lấy một con số chung chung.
- Bán được bao nhiêu, lời bao nhiêu? Doanh thu và lãi tạm tính theo đơn, theo ngày, theo tháng.
- Ai đang nợ? Công nợ theo khách hàng và theo từng công trình.
- Hàng nào chạy, hàng nào nằm kho? Để biết nên nhập thêm gì và nên đẩy bán gì.
Phần mềm bán hàng dùng cho quán cà phê hay tiệm tạp hóa chủ yếu lo việc tính tiền và in hóa đơn. Ngành tôn thép và vật liệu xây dựng khó hơn nhiều: hàng nặng, giá trị cao, giá lên xuống theo tuần, và quan trọng nhất là một mặt hàng có nhiều đơn vị tính. Vì vậy, một phần mềm quản lý kho cho ngành này phải hiểu đặc thù đó ngay từ đầu.
Năm “nỗi đau” quen thuộc của cửa hàng tôn thép, VLXD
1. Nhập một kiểu, bán một kiểu
Tôn nhập theo cuộn hoặc theo ký nhưng bán theo tấm, theo mét. Thép nhập theo tấn nhưng bán theo cây. Gạch nhập theo thùng nhưng khách lại mua lẻ theo viên hoặc theo mét vuông. Khi phải quy đổi bằng tay, chỉ cần một lần bấm nhầm máy tính là số tồn kho lệch, và cái lệch đó cứ âm thầm cộng dồn qua từng tháng.
2. Giá vốn chạy nhanh hơn giá bán
Giá tôn thép thay đổi theo thị trường, có khi chỉ trong vài ngày. Nếu cửa hàng chỉ nhớ “giá bán hôm nay” mà không gắn với từng đợt nhập, rất dễ xảy ra hai chuyện: bán lỗ mà không biết, hoặc tưởng mình lời nhiều vì đang tính theo giá vốn cũ.
3. Công nợ công trình rối như tơ vò
Khách thầu thường lấy hàng nhiều đợt, trả tiền theo tiến độ công trình. Nếu chuyện hàng hóa và chuyện công nợ nằm ở hai cuốn sổ khác nhau, cửa hàng sẽ rơi vào cảnh “bán thì nhiều mà tiền chưa thấy về”, không biết khoản nào đã quá hạn, khoản nào còn treo.
4. Nhiều người bán, một cuốn sổ
Khi chỉ có một bảng Excel nằm trên một máy, hai nhân viên bán cùng lúc rất dễ ghi đè lên nhau hoặc quên cập nhật. Chủ cửa hàng đi công trình về lại phải ngồi hỏi từng người hôm nay bán gì.
5. Chủ cửa hàng không thể rời quầy
Mọi con số nằm trong đầu chủ hoặc trong cuốn sổ ở quầy. Chủ đi gặp khách, đi xem công trình là cửa hàng gần như “mù thông tin”. Muốn biết còn hàng không, phải gọi điện về hỏi.
Phần mềm quản lý hàng hóa cho ngành tôn thép cần những tính năng nào?
Trước khi chọn, bạn hãy so nhu cầu thực tế của cửa hàng với bảng dưới đây:
| Nhu cầu thực tế | Tính năng cần có |
|---|---|
| Nhập cuộn, bán tấm hoặc mét | Quy đổi đơn vị tự động, linh hoạt |
| Nhiều độ dày, màu, quy cách | Mã hàng và thuộc tính rõ ràng, dễ tìm |
| Giá thay đổi theo ngày | Cập nhật giá nhập, giá bán nhanh |
| Muốn biết lời lỗ thật | Báo cáo lợi nhuận theo đơn, theo kỳ |
| Khách nợ theo công trình | Công nợ gắn với lịch sử mua hàng |
| Chủ hay đi công trình | Xem tồn kho, doanh thu trên điện thoại |
| Nhiều nhân viên bán cùng lúc | Nhiều người dùng, dữ liệu đồng bộ |
| Nhân viên mới vào làm | Giao diện tiếng Việt, ít thao tác |
| Sợ mất dữ liệu | Lưu trữ an toàn, có sao lưu định kỳ |
Nếu phần mềm chỉ dừng ở việc bán hàng và in hóa đơn mà không quản được tồn kho nhiều đơn vị tính, bạn vẫn phải giữ Excel chạy song song. Khi đó, lợi ích của việc dùng phần mềm gần như mất hết.
Excel còn đủ dùng không?
Excel vẫn ổn khi cửa hàng của bạn:
- Có dưới khoảng 30 đến 50 mặt hàng
- Chỉ có một người bán chính
- Ít bán nợ và ít phải quy đổi đơn vị
Nhưng Excel bắt đầu trở thành rủi ro khi:
- Nhiều nhân viên cùng sửa một bảng tính
- Ngày nào cũng phải quy đổi ký ra mét, tấn ra cây
- Cần biết ngay còn bao nhiêu tôn màu này, độ dày kia
- Muốn xem lời lỗ theo tuần, theo tháng mà không mất nửa ngày cộng trừ
Phần mềm quản lý hàng hóa không thay thế người chủ. Nó giúp bớt những việc lặp đi lặp lại và bớt những chỗ dễ sai. Khi cửa hàng cần bán hàng, quản lý kho, công nợ và báo cáo trên cùng một hệ thống, một phần mềm quản lý bán hàng chuyên ngành sẽ hiệu quả hơn hẳn một bảng Excel đơn lẻ.
Bốn sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm
- Chọn phần mềm của siêu thị, tạp hóa rồi cố áp vào tôn thép. Kết quả là thiếu quy đổi đơn vị, thiếu công nợ công trình, nhân viên phải “lách” bằng ghi chú.
- Chọn vì miễn phí. Nhiều phần mềm miễn phí không có sao lưu, không có người hỗ trợ, giới hạn số đơn. Chi phí ẩn khi mất dữ liệu thường lớn hơn nhiều so với phí dùng phần mềm hằng tháng.
- Không dùng thử với dữ liệu thật. Hãy thử với vài mã tôn, một khách đang nợ, một đơn cắt tấm. Đừng chỉ xem bản giới thiệu rồi quyết định.
- Không thống nhất cách đặt mã hàng trước khi nhập liệu. Vài tháng sau, cùng một loại tôn lại có ba bốn tên khác nhau, báo cáo rối tung.
Triển khai phần mềm quản lý hàng hóa gọn trong hai tuần
- Chọn 50 đến 100 mặt hàng bán chạy nhất. Không cần nhập toàn bộ danh mục ngay từ ngày đầu.
- Thống nhất đơn vị nhập, đơn vị bán và cách quy đổi. Ví dụ một cuộn tôn ra được bao nhiêu mét, một bó thép có bao nhiêu cây.
- Kiểm kho và nhập tồn đầu kỳ một lần, đối chiếu với sổ cũ.
- Chạy song song từ 7 đến 14 ngày: mọi đơn bán đều ghi trên phần mềm, sổ cũ chỉ để đối chiếu.
- Cuối mỗi tuần đối soát tồn kho và công nợ, chỉnh lại quy trình rồi mới bỏ hẳn sổ cũ.
Đây cũng chính là cách dùng thử hiệu quả nhất với VSmartSell hoặc bất kỳ phần mềm quản lý kho nào bạn đang cân nhắc.
VSmartSell: phần mềm quản lý hàng hóa dành riêng cho tôn thép, VLXD
VSmartSell là phần mềm quản lý bán hàng kết hợp quản lý kho được thiết kế cho cửa hàng tôn, sắt thép và vật liệu xây dựng. Thay vì bắt cửa hàng thay đổi cách làm cho vừa với phần mềm, VSmartSell đi theo đúng cách cửa hàng đang vận hành:
- Quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính: theo dõi tồn theo ký, mét, cây, tấm và quy đổi giữa các đơn vị.
- Cập nhật giá nhanh: điều chỉnh giá nhập, giá bán kịp với biến động thị trường.
- Quản lý công nợ khách hàng: xem ai đang nợ, nợ bao nhiêu, gắn với lịch sử lấy hàng.
- Báo cáo bán hàng, lợi nhuận: nắm tình hình kinh doanh mà không phải ngồi cộng sổ.
- Dùng trên cả điện thoại và máy tính: chủ cửa hàng đi công trình vẫn xem được số liệu.
Nếu bạn đang gặp cảnh lệch tồn kho, mất thời gian quy đổi đơn vị hoặc không nắm được giá vốn theo từng đợt nhập, đây là lúc nên dùng thử một phần mềm quản lý hàng hóa chuyên ngành với chính dữ liệu của cửa hàng mình.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ có cần phần mềm quản lý hàng hóa không?
Có, nếu cửa hàng đã bắt đầu bán nợ, có từ hai người bán trở lên hoặc phải quy đổi đơn vị thường xuyên. Phần mềm giúp cửa hàng nhỏ tránh thất thoát ngay từ sớm, trước khi quy mô lớn hơn và việc sửa sai trở nên tốn kém.
Chuyển từ sổ tay, Excel sang phần mềm có mất nhiều thời gian không?
Nếu làm theo năm bước ở trên, phần lớn cửa hàng có thể chạy ổn trong khoảng hai tuần. Bạn chỉ cần bắt đầu với nhóm hàng bán chạy, sau đó bổ sung dần.
Nhân viên lớn tuổi có dùng được không?
Một phần mềm tốt cho ngành VLXD cần giao diện tiếng Việt, ít bước thao tác và dễ làm quen. Khi dùng thử, bạn nên để chính nhân viên bán hàng thao tác thử vài đơn để đánh giá.
Kết luận
Với cửa hàng tôn thép và vật liệu xây dựng, hãy ưu tiên phần mềm hiểu đúng đặc thù ngành: nhiều đơn vị tính, giá vốn theo đợt nhập và công nợ công trình. Dùng thử với dữ liệu thật trước, rồi mới quyết định triển khai lâu dài. VSmartSell là lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn cần phần mềm quản lý hàng hóa, quản lý kho và bán hàng gói gọn trong một hệ thống.
Liên hệ tư vấn và đăng ký dùng thử VSmartSell
Bạn muốn xem VSmartSell chạy thử với chính mặt hàng tôn thép của cửa hàng mình? Liên hệ ngay để được tư vấn nhanh và đăng ký dùng thử:
- Hotline / Zalo: 0866 135 766
- Website: vsmartsell.com
Đội ngũ VSmartSell sẵn sàng hỗ trợ bạn chọn đúng phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp với quy mô cửa hàng.
#VSmartSell #PhanMemQuanLyHangHoa #PhanMemQuanLyKho #PhanMemQuanLyBanHang #QuanLyTonKho #PhanMemTonThep #PhanMemVLXD #QuanLyCuaHangVLXD #CuaHangTonThep #VatLieuXayDung
Bạn muốn quản lý cửa hàng VLXD hiệu quả hơn?
Dùng thử miễn phí vSmartSell 15 ngày. Không cần thẻ tín dụng, được hỗ trợ cài đặt và đào tạo miễn phí.
