Thất thoát hàng hoá, tồn kho chênh lệch, hàng cũ tồn quá lâu… là nỗi đau chung của các cửa hàng vật liệu xây dựng. Bài viết này hướng dẫn bạn cách quản lý kho và kiểm kho chính xác, tiết kiệm thời gian.

Tại Sao Quản Lý Kho VLXD Khó Khăn?

Ngành vật liệu xây dựng có những đặc thù riêng khiến việc quản lý kho phức tạp:

Đặc thù hàng hóa

Loại hàng	Đặc điểm	Khó khăn
Tôn cuộn	Nhiều đơn vị (kg, mét, tấm)	Quy đổi phức tạp
Sắt thép	Nhiều quy cách (cây, mét, kg)	Theo dõi theo lô
Gạch men	Mã lô, mã màu khác nhau	Phân loại chi tiết
Xi măng	Hạn sử dụng	FIFO bắt buộc

Đặc thù kinh doanh

Tồn kho giá trị cao: Hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng
Đa chi nhánh: Cần đồng bộ tồn kho real-time
Bán công nợ: Hàng đặt trước vs hàng có thể bán

3 Nguyên Tắc Quản Lý Kho Hiệu Quả

Nguyên tắc 1: Kiểm Soát Xuất Nhập Chính Xác

Mọi giao dịch xuất/nhập kho cần được ghi nhận ngay lập tức và đầy đủ thông tin:

Khi nhập kho:

Kiểm tra số lượng thực tế so với hóa đơn
Ghi nhận đơn vị tính chính xác
Lưu thông tin nhà cung cấp, ngày nhập
Phân loại theo mã lô, mã màu (nếu có)

Khi xuất kho:

Liên kết với đơn hàng bán
Xác nhận số lượng xuất thực tế
Ghi chú nếu xuất thiếu/xuất thừa
Cập nhật tồn kho ngay sau khi xuất

Nguyên tắc 2: Phân Biệt Tồn Kho Thực Tế vs Có Thể Bán

Đây là điểm quan trọng mà nhiều cửa hàng bỏ qua:

Loại tồn kho	Định nghĩa	Ví dụ
Tồn kho thực tế	Hàng đang có trong kho	100 tấm tôn
Đã đặt trước	Hàng đã có khách đặt	-20 tấm
Có thể bán	Hàng thực sự có thể bán	80 tấm

Hậu quả khi không phân biệt:

Bán trùng hàng đã đặt trước
Hứa giao hàng nhưng không có hàng
Mất uy tín với khách hàng

Nguyên tắc 3: Kiểm Kho Định Kỳ

Lập lịch kiểm kho theo chu kỳ:

Kiểm kho hàng ngày:

Các mặt hàng bán chạy
Hàng vừa nhập mới
Hàng có giá trị cao

Kiểm kho hàng tuần:

Tất cả các mặt hàng chủ lực
Đối chiếu với số liệu trên sổ/phần mềm

Kiểm kho hàng tháng/quý:

Toàn bộ kho hàng
Đánh giá hàng tồn lâu, hàng chậm bán
Lập báo cáo chênh lệch

Quy Trình Kiểm Kho Chuẩn 5 Bước

Bước 1: Chuẩn bị

In danh sách hàng hóa cần kiểm
Phân công nhân viên theo khu vực
Ngừng xuất/nhập trong thời gian kiểm (nếu cần)

Bước 2: Đếm thực tế

Đếm theo từng vị trí trong kho
Ghi chép số lượng thực tế
Đánh dấu hàng đã kiểm

Bước 3: Đối chiếu

So sánh số liệu đếm với số liệu sổ sách
Ghi nhận các mặt hàng chênh lệch
Kiểm tra lại các mặt hàng có chênh lệch lớn

Bước 4: Xác định nguyên nhân

Sai sót nhập liệu
Xuất hàng chưa ghi nhận
Thất thoát, mất mát
Hàng hư hỏng chưa được báo

Bước 5: Điều chỉnh và báo cáo

Cập nhật số liệu đúng vào hệ thống
Lập biên bản kiểm kho
Báo cáo chủ cửa hàng

Sai Lầm Thường Gặp Khi Quản Lý Kho

❌ Không ghi chép ngay

Vấn đề: Để dồn cuối ngày/cuối tuần mới ghi Hậu quả: Quên, nhầm lẫn, số liệu không chính xác

❌ Sắp xếp hàng hóa lộn xộn

Vấn đề: Hàng để đâu không biết Hậu quả: Tốn thời gian tìm, kiểm kho khó khăn

❌ Không theo dõi hàng tồn lâu

Vấn đề: Hàng nhập trước bán sau Hậu quả: Hàng rỉ sét, hết hạn, lỗi mốt

❌ Quản lý bằng sổ sách

Vấn đề: Ghi chép thủ công, tính toán bằng tay Hậu quả: Chậm, sai sót, không đồng bộ chi nhánh

Giải Pháp: Phần Mềm Quản Lý Kho Chuyên Dụng

Với khối lượng hàng hóa lớn và nghiệp vụ phức tạp, phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu.

Lợi ích khi dùng phần mềm

Tự động cập nhật tồn kho

Bán hàng → Tự động trừ tồn
Nhập hàng → Tự động cộng tồn
Không cần ghi chép thủ công

Phân biệt tồn kho rõ ràng

Tồn kho thực tế
Tồn kho đã đặt trước
Tồn kho có thể bán

Kiểm kho nhanh chóng

In danh sách kiểm kho theo khu vực
Nhập số liệu đếm trực tiếp
Tự động tính chênh lệch

Cảnh báo thông minh

Hàng sắp hết cần nhập thêm
Hàng tồn lâu cần đẩy bán
Hàng sắp hết hạn sử dụng

Kết Luận

Quản lý kho hiệu quả giúp cửa hàng VLXD:

Giảm thất thoát hàng hóa
Tiết kiệm thời gian kiểm kho
Tối ưu vốn lưu động
Nâng cao uy tín với khách hàng

vSmartSell cung cấp giải pháp quản lý kho chuyên biệt cho ngành vật liệu xây dựng, giúp bạn theo dõi tồn kho chính xác theo nhiều đơn vị tính và kiểm kho nhanh chóng.

Quản Lý Kho Vật Liệu Xây Dựng: Hướng Dẫn Kiểm Kho Hiệu Quả