Quản Lý Đơn Hàng VLXD: Theo Dõi Từ Đặt Hàng Đến Giao Hàng

Với ngành VLXD, một đơn hàng không kết thúc khi thu tiền mà khi giao hàng hoàn tất. Bài viết này hướng dẫn cách quản lý đơn hàng từ đầu đến cuối.

Đặc Thù Đơn Hàng Ngành VLXD

Khác biệt với bán lẻ thông thường

Bán lẻ thông thường	VLXD
Thanh toán ngay	Thường bán công nợ
Khách mang về	Cần giao hàng
Đơn nhỏ, đơn giản	Đơn lớn, nhiều mặt hàng
Hoàn tất khi thu tiền	Hoàn tất khi giao hàng

Các trạng thái đơn hàng

1. Đặt trước: Khách đặt hàng, chờ giao
2. Đã xác nhận: Cửa hàng xác nhận có hàng
3. Đang chuẩn bị: Chuẩn bị hàng tại kho
4. Xuất kho: Đã xuất hàng khỏi kho
5. Đang giao: Hàng đang trên đường giao
6. Hoàn thành: Đã giao và khách nhận hàng
7. Trả lại: Khách trả lại (toàn bộ hoặc một phần)

Vấn Đề Thường Gặp Khi Quản Lý Đơn Hàng

1. Bán nhầm hàng đã đặt trước

Tình huống:

• Khách A đặt 50 tấm tôn, giao tuần sau
• Nhân viên thấy tồn kho 50 tấm → Bán hết cho khách B
• Khi giao cho khách A → Không còn hàng

Hậu quả:

• Mất uy tín với khách A
• Phải nhập gấp, tốn chi phí
• Có thể mất khách hàng

2. Không biết đơn nào cần giao

Tình huống:

• Có 20 đơn đặt hàng trong tuần
• Không rõ đơn nào giao hôm nay
• Đơn nào đã giao, đơn nào chưa

Hậu quả:

• Giao trễ hẹn
• Giao sai địa chỉ
• Khách phàn nàn

3. Tồn kho không chính xác

Khi không theo dõi trạng thái đơn:

• Tồn kho hiển thị không đúng thực tế
• Không biết hàng nào đã đặt trước
• Không biết hàng nào đang trên xe giao

Giải Pháp: Phân Biệt Tồn Kho Theo Trạng Thái

3 loại tồn kho cần theo dõi

Loại tồn kho	Định nghĩa	Công thức
Tồn kho thực tế	Hàng đang có trong kho	Hàng vật lý trong kho
Đã đặt trước	Hàng có khách đặt	Tổng hàng trong đơn đặt
Có thể bán	Hàng có thể bán tiếp	Thực tế - Đã đặt trước

Ví dụ minh họa

• Tồn kho thực tế: 100 tấm tôn
• Đơn đặt trước: 30 tấm (khách A) + 20 tấm (khách B)
• Có thể bán: 100 - 30 - 20 = 50 tấm

Khi bán cho khách mới, chỉ bán tối đa 50 tấm.

Quy Trình Quản Lý Đơn Hàng Chuẩn

Bước 1: Tạo đơn đặt hàng

• Nhập thông tin khách hàng
• Chọn sản phẩm, số lượng
• Xác nhận ngày giao dự kiến
• Thu đặt cọc (nếu có)

Bước 2: Chuẩn bị hàng

• In phiếu chuẩn bị hàng
• Nhân viên kho chuẩn bị theo phiếu
• Kiểm tra đủ hàng, đúng quy cách
• Xác nhận đã chuẩn bị xong

Bước 3: Xuất kho và giao hàng

• Tạo phiếu xuất kho
• Ghi nhận xe giao, tài xế
• Cập nhật trạng thái “Đang giao”
• Thông báo khách hàng

Bước 4: Hoàn thành

• Khách xác nhận đã nhận hàng
• Thu tiền (nếu bán tiền mặt)
• Cập nhật công nợ (nếu bán nợ)
• Đánh dấu đơn hoàn thành

Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Đơn Hàng

Dashboard tổng quan

Hiển thị nhanh:

• Số đơn đang chờ xác nhận
• Số đơn cần giao hôm nay
• Số đơn đang giao
• Số đơn hoàn thành hôm nay

Lọc và tìm kiếm

Tìm đơn hàng theo:

• Trạng thái (đặt trước, đang giao, hoàn thành)
• Khách hàng
• Ngày giao
• Nhân viên phụ trách

Thông báo tự động

• Nhắc đơn hàng cần giao hôm nay
• Cảnh báo đơn quá hạn giao
• Thông báo khi khách xác nhận nhận hàng

Lợi Ích Khi Quản Lý Đơn Hàng Tốt

Lợi ích	Cách đạt được
Không bán nhầm hàng đặt	Phân biệt tồn kho thực tế vs có thể bán
Giao hàng đúng hẹn	Theo dõi lịch giao, nhắc nhở
Kiểm soát vận chuyển	Biết hàng đang ở đâu, ai giao
Khách hàng hài lòng	Dịch vụ chuyên nghiệp

Kết Luận

Quản lý đơn hàng VLXD hiệu quả cần:

• Phân biệt rõ các trạng thái đơn hàng
• Theo dõi tồn kho theo trạng thái
• Quy trình chuẩn từ đặt hàng đến giao hàng

vSmartSell cung cấp tính năng quản lý đơn hàng hoàn chỉnh cho ngành VLXD: theo dõi trạng thái đơn, phân biệt tồn kho thực tế và có thể bán, lên lịch giao hàng và thông báo tự động.