Công nợ là vấn đề đau đầu nhất của chủ cửa hàng vật liệu xây dựng. Với đặc thù bán hàng theo tiến độ công trình, công nợ có thể kéo dài từ vài tháng đến cả năm. Bài viết này chia sẻ 5 phương pháp quản lý công nợ hiệu quả giúp bạn kiểm soát dòng tiền tốt hơn.
Tại Sao Quản Lý Công Nợ Quan Trọng?
Theo thống kê, 60-70% doanh thu của cửa hàng VLXD đến từ bán công nợ. Điều này có nghĩa:
- Tiền của bạn đang “nằm” ở khách hàng
- Không quản lý tốt = mất kiểm soát dòng tiền
- Nợ xấu có thể “ăn” hết lợi nhuận cả năm
Những rủi ro khi quản lý công nợ kém
| Rủi ro | Hậu quả |
|---|---|
| Không nhớ ai nợ bao nhiêu | Khách hàng “quên” trả |
| Không theo dõi tuổi nợ | Nợ xấu tích lũy |
| Không có chính sách rõ ràng | Khách hàng lợi dụng |
| Thiếu hóa đơn chứng từ | Tranh chấp khi đòi nợ |
Cách 1: Xây Dựng Chính Sách Tín Dụng Rõ Ràng
Ngay từ đầu, hãy thiết lập chính sách bán công nợ:
Quy định đặt cọc
- Khách lẻ: Đặt cọc 30-50% giá trị đơn hàng
- Nhà thầu quen: Đặt cọc 20-30%
- Đại lý: Theo hợp đồng riêng
Quy định thời hạn thanh toán
- Đơn hàng dưới 50 triệu: Thanh toán trong 30 ngày
- Đơn hàng 50-200 triệu: Thanh toán trong 45 ngày
- Đơn hàng trên 200 triệu: Theo tiến độ công trình
Quy định hạn mức nợ
- Giới hạn tổng nợ tối đa cho mỗi khách hàng
- Tạm dừng bán khi vượt hạn mức
- Xem xét nâng hạn mức theo lịch sử thanh toán
Cách 2: Ghi Chép Công Nợ Chính Xác
Mỗi giao dịch cần được ghi nhận đầy đủ:
Thông tin cần lưu trữ
- Mã khách hàng: Định danh duy nhất
- Tên công trình: Phân biệt các dự án
- Ngày giao hàng: Tính tuổi nợ
- Giá trị đơn hàng: Số tiền nợ
- Đã thanh toán: Số tiền đã thu
- Còn nợ: Số tiền chưa thu
Công cụ quản lý
- Sổ sách: Phù hợp cửa hàng nhỏ, ít giao dịch
- Excel: Linh hoạt nhưng dễ sai sót
- Phần mềm quản lý: Chính xác, tự động, báo cáo đầy đủ
Cách 3: Xuất Hóa Đơn Đầy Đủ Cho Mọi Giao Dịch
Hóa đơn là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất khi đòi nợ.
Nội dung hóa đơn cần có
- Thông tin người mua đầy đủ
- Chi tiết sản phẩm, số lượng, đơn giá
- Tổng tiền và số tiền đã thanh toán
- Số tiền còn nợ và thời hạn thanh toán
- Chữ ký xác nhận của người nhận hàng
Lưu trữ hóa đơn
- Bản cứng: Lưu theo thứ tự ngày/khách hàng
- Bản mềm: Scan và lưu trên máy tính/cloud
- Thời gian lưu: Tối thiểu 5 năm
Cách 4: Theo Dõi Tuổi Nợ Thường Xuyên
Tuổi nợ là số ngày từ khi phát sinh nợ đến hiện tại. Phân loại:
Bảng phân loại tuổi nợ
| Tuổi nợ | Phân loại | Hành động |
|---|---|---|
| 0-30 ngày | Bình thường | Theo dõi |
| 31-60 ngày | Cần chú ý | Nhắc nhở nhẹ nhàng |
| 61-90 ngày | Cảnh báo | Gọi điện đòi nợ |
| >90 ngày | Nợ xấu | Tạm dừng bán, có biện pháp mạnh |
Tần suất kiểm tra
- Hàng ngày: Kiểm tra các khoản nợ đến hạn
- Hàng tuần: Xem tổng quan công nợ
- Hàng tháng: Báo cáo chi tiết, đánh giá rủi ro
Cách 5: Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Công Nợ
Với số lượng khách hàng lớn và giao dịch phức tạp, phần mềm quản lý là giải pháp tối ưu.
Lợi ích khi dùng phần mềm
Tự động ghi nhận công nợ
- Mỗi đơn hàng tự động cập nhật công nợ
- Mỗi lần thanh toán tự động trừ nợ
- Không cần ghi chép thủ công
Báo cáo tuổi nợ tự động
- Xem nhanh ai đang nợ bao nhiêu
- Lọc theo thời gian, khách hàng, công trình
- Xuất báo cáo Excel để phân tích
Cảnh báo nợ đến hạn
- Thông báo khi có khách hàng đến hạn thanh toán
- Nhắc nhở tự động qua SMS/Zalo
- Không bỏ sót khoản nợ nào
Mẹo Đòi Nợ Hiệu Quả
Với khách hàng thiện chí
- Nhắc nhở nhẹ nhàng qua điện thoại
- Gửi bảng kê công nợ định kỳ
- Đề xuất lịch thanh toán linh hoạt
Với khách hàng cố tình chây ì
- Gửi công văn đòi nợ chính thức
- Tạm dừng cung cấp hàng
- Nhờ bên thứ ba thu hồi nợ
- Khởi kiện (phương án cuối cùng)
Kết Luận
Quản lý công nợ hiệu quả giúp bạn:
- Kiểm soát dòng tiền tốt hơn
- Giảm thiểu nợ xấu và rủi ro
- Tăng lợi nhuận thực tế
vSmartSell cung cấp tính năng quản lý công nợ chuyên biệt cho ngành VLXD, giúp bạn theo dõi công nợ theo từng khách hàng, công trình và tự động cảnh báo nợ đến hạn.
Bạn muốn quản lý cửa hàng VLXD hiệu quả hơn?
Dùng thử miễn phí vSmartSell 15 ngày. Không cần thẻ tín dụng, được hỗ trợ cài đặt và đào tạo miễn phí.
