Excel là công cụ quen thuộc của hầu hết chủ cửa hàng vật liệu xây dựng. Nhưng khi quy mô kinh doanh mở rộng, Excel có còn đáp ứng được nhu cầu? Bài viết này so sánh chi tiết để giúp bạn chọn công cụ phù hợp.

Thực Trạng Quản Lý Bằng Excel Tại Cửa Hàng VLXD

Theo khảo sát, 70% cửa hàng VLXD vẫn đang sử dụng Excel hoặc sổ sách để quản lý. Lý do phổ biến:

Quen thuộc, không cần học thêm
Chi phí bằng 0 (đã có sẵn Office)
Tự thiết kế file theo ý muốn

Tuy nhiên, khi số lượng mặt hàng lên đến hàng trăm SKU và giao dịch hàng chục đơn/ngày, Excel bắt đầu bộc lộ hạn chế.

So Sánh Excel vs Phần Mềm Quản Lý

Tiêu chí	Excel	Phần mềm quản lý
Chi phí	Miễn phí (đã có Office)	300K - 1 triệu/tháng
Thời gian nhập liệu	Thủ công, mất thời gian	Tự động cập nhật
Độ chính xác	Dễ sai sót khi nhập tay	Tính toán tự động
Quy đổi đơn vị	Phải tự lập công thức	Có sẵn, tự động
Báo cáo	Tự tổng hợp cuối ngày	Real-time
Đa chi nhánh	Rất khó đồng bộ	Tự động đồng bộ
Truy cập từ xa	Phải gửi file	Mọi lúc mọi nơi

5 Hạn Chế Của Excel Khi Quản Lý Cửa Hàng VLXD

1. Nhập liệu thủ công dễ sai sót

Mỗi đơn hàng phải nhập tay:

Thông tin khách hàng
Sản phẩm, số lượng, đơn giá
Tính toán chiết khấu, thuế

Rủi ro: Nhập sai 1 số 0 = thiệt hại hàng triệu đồng.

2. Không hỗ trợ quy đổi đơn vị tự động

Ngành VLXD có đặc thù đơn vị phức tạp:

Tôn cuộn: kg → tấm x mét
Sắt thép: cây → kg
Gạch men: thùng → viên → m²

Với Excel, bạn phải tự lập công thức phức tạp hoặc tính tay mỗi lần bán.

3. Báo cáo không real-time

Muốn biết doanh thu hôm nay? Phải:

Tổng hợp tất cả file bán hàng
Copy dữ liệu vào file báo cáo
Chờ công thức tính toán

Kết quả: Chỉ có số liệu cuối ngày, không thể ra quyết định kịp thời.

4. Khó quản lý công nợ

Công nợ theo công trình là đặc thù của ngành VLXD:

Một khách có thể có 5-10 công trình
Mỗi công trình thanh toán theo tiến độ khác nhau
Cần theo dõi tuổi nợ từng khoản

Excel không có cơ chế tự động theo dõi và cảnh báo nợ đến hạn.

5. Phụ thuộc vào người lập file

Mỗi người thiết kế file Excel theo cách riêng:

Nhân viên A nghỉ → Nhân viên B không hiểu file
Mất thời gian bàn giao
Rủi ro mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ

Khi Nào Nên Tiếp Tục Dùng Excel?

Excel vẫn phù hợp nếu:

Cửa hàng mới mở, dưới 50 đơn/tháng
Chỉ có 1 người quản lý
Không bán công nợ
Mặt hàng đơn giản, ít quy đổi

Khi Nào Cần Chuyển Sang Phần Mềm?

Đã đến lúc chuyển đổi khi:

Quy mô: trên 100 đơn hàng/tháng
Nhân sự: có từ 2 nhân viên trở lên
Nghiệp vụ: bán công nợ, quy đổi đơn vị phức tạp
Mở rộng: có kế hoạch mở thêm chi nhánh

Lợi Ích Khi Chuyển Sang Phần Mềm Quản Lý

Tiết kiệm thời gian

Tạo đơn hàng: 30 giây thay vì 5 phút
Kiểm tồn kho: Tức thì thay vì 30 phút
Báo cáo lợi nhuận: 1 click thay vì cuối ngày

Giảm sai sót

Tự động tính toán quy đổi
Tự động cập nhật tồn kho
Cảnh báo khi tồn kho thấp

Quản lý mọi lúc mọi nơi

Xem doanh thu trên điện thoại
Kiểm tra công nợ từ xa
Không cần có mặt tại cửa hàng

Kết Luận

Excel là công cụ tốt cho giai đoạn khởi nghiệp. Nhưng khi cửa hàng phát triển, việc chuyển sang phần mềm quản lý chuyên dụng là bước đi cần thiết để:

Tiết kiệm thời gian nhập liệu
Giảm sai sót, thất thoát
Quản lý hiệu quả hơn

vSmartSell cung cấp phần mềm quản lý chuyên biệt cho ngành VLXD với tính năng quy đổi đơn vị tự động và quản lý công nợ theo công trình. Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày để trải nghiệm.

Excel Hay Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng: Đâu Là Lựa Chọn Tối Ưu? [So Sánh 2024]