Kho bãi bừa bộn khiến chủ cửa hàng tốn thời gian khi tìm kiếm hàng hóa, dễ có hàng tồn kho lâu ngày, hàng cắt sai không được tận dụng. Khi mệt hoặc mùa cao điểm, công nhân sẽ không thể nhớ hết các mặt hàng có trong kho để tận dụng.
Dưới đây vSmartSell có một số gợi ý cho việc sắp xếp kho, vừa dễ dàng trong cách quản lý vừa giúp tiết kiệm sức cho công nhân, tránh thiệt hại về tồn kho và hàng cắt sai cho chủ cửa hàng.
Quy tắc khi xếp hàng hóa: “NHẬP TRƯỚC – XUẤT TRƯỚC” hàng hóa đang dùng hoặc thời gian nhập kho lâu hơn ở trên cùng, hoặc ở nơi dễ thấy nhất để khi bán sẽ bán những sản phẩm này trước.
Hàng cắt sai nên để gần máy móc để tận dụng khi cần thiết, ghi rõ quy cách, tên, mã để dễ tìm và sử dụng. Hạn chế xếp chồng các loại hàng hóa khác loại lên nhau làm khó thấy và mất thời gian tìm kiếm.
Lập thẻ kho hàng cắt sai cho cả văn phòng và kho để có thể hỗ trợ nhau. Vào cuối mỗi ngày, kho sẽ đối chiếu với phiếu bán hàng để so sánh số liệu hàng nào đã xử lý xong và loại nào mới phát sinh.
Với hàng thành phẩm cắt sai phát sinh trong ngày, cần thông báo cho bán hàng để phối hợp tận dụng.Với thành phẩm không tận dụng được nữa, cần nhập vào khu vực phế liệu để tránh mất không gian trong kho.
Bên cạnh đó, ta nên có thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dõi tồn đầu, tồn cuối, và thành phẩm. Thẻ kho có thể tham khảo theo mẫu của cơ quan thuế. Nếu tự thiết kế nên bao gồm các yếu tố sau:
Nếu sử dụng excel, có thể tạo công thức tính thời hạn tồn kho.
Sử dụng phần mềm với bộ lọc thời gian và khả năng gợi ý trừ kho hàng hóa, các công thức đều được tính toán tự động thông minh và hiệu quả, tiết kiệm thời gian tối ưu nhất.
Bên trên là một số mẹo sắp xếp kho hàng và tận dụng hàng dư thừa, cắt sai cho chủ cửa hàng có thể tham khảo và áp dụng cho cửa hàng của mình. Nếu bạn có cách sắp xếp nào hay hơn có thể chia sẻ bên dưới cùng vSmartSell nhé!
vSmartSell là phần mềm quản lý toàn diện cho ngành Tôn, Thép & VLXD hiện nay. Giúp quản lý dễ dàng tồn kho, khách hàng và công nợ. Quản lý chuyên nghiệp hơn cùng vSmartSell.
vSmartSell đang có chương trình dùng thử miễn phí 30 ngày cho khách hàng mới, đăng ký dùng thử ngay tại đây.
Tình trạng thất thoát hàng hóa thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp,chỉ có thể ngăn chặn được tình trạng này nếu xác định được đúng nguyên nhân.
vSmartSell tổng hợp 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc thất thoát hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh tôn thép và vật liệu xây dựng:
1. Thất thoát do khách mua hàng và quá trình vận chuyển
Đối với tôn thép là những mặt hàng có giá trị cao và đặc thù riêng, đặc biệt khi nhập hàng các doanh nghiệp sẽ nhập theo cuộn và bán lẻ theo đơn vị tấm x mét, theo quy cách cắt riêng. Các sản phẩm sau khi bán bị khách hàng trả lại hay đổi lại thì sẽ không thể nhập lại vào kho theo tình trạng ban đầu nếu không lưu thông tin lại thì rất có thể bạn sẽ bỏ quên những mặt hàng này. Trong quá trình vận chuyển xảy ra lỗi hàng bị trả về đây cũng là một trong những nguyên nhân gây thất thoát một lượng hàng hoá không nhỏ.
2. Thất thoát do nhân viên bán hàng
Một nguyên nhân phổ biến thứ hai dẫn đến thất thoát hàng hóa đó là mất trộm do nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp biển thủ công quỹ hoặc hàng hóa.
Một số hình thức của hành vi này là không ghi hóa đơn, chỉnh sửa giá bán, chỉnh sửa số lượng đơn hàng, hủy đơn hàng, báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập và tồn…v/v. Một số hành vi có thể tinh vi hơn như là cấu kết với kế toán và tài xế để biển thủ công quỹ riêng qua mặt của chủ cửa hàng.
3. Thất thoát hàng hoá do sai sót trong quản lý và tồn kho.
Với quá nhiều mã sản phẩm và phân loại hàng khác nhau rất dễ dẫn đến sự nhầm lẫn và sai sót của nhân viên nhập kho, tồn kho và thậm chí cả nhân viên bán hàng. Một số là những sai lầm đơn giản và không gây ra tổn thất thực tế, nhưng cũng có những lỗi có thể gây ra hậu quả trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Để hạn chế sự thất thoát hàng hóa do sai lệch trong quản lý kho và xử lý sai sót kịp thời, các doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra toàn diện hàng tồn kho của các chi nhánh theo định kỳ để từ đó nắm bắt được tình hình bán hàng và tồn kho thực tế của các mặt hàng.
Trong suốt quá trình nhập hàng, tồn kho hay bán hàng các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để giúp đối chiếu tồn kho chính xác, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay đó là phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell được thiết kế chuyên dụng cho các doanh nghiệp tôn thép và cửa hàng vật liệu xây dựng. vSmartSell giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tồn kho và hoạt động nhân viên theo phân quyền hạn chế tối đa các rủi ro và sai sót trong quá trình hoạt động.
Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell còn giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình quản lý và vận hành chuyên nghiệp, giúp xử lý số liệu từ khâu bán hàng đến giao hàng được thống nhất và chính xác ngăn chặn tình trạng thất thoát ngay từ đầu.
