Thất thoát hàng hoá, tồn kho chênh lệch, hàng cũ tồn kho quá lâu…. là những vấn đề thường xuyên gặp phải của các cửa hàng sản xuất, thương mại nói chung và kinh doanh tôn thép, vật liệu xây dựng nói riêng.
Làm sao để tối ưu hiệu quả quản lý kho luôn là bài toán đau đầu của các chủ doanh nghiệp. Làm sao để vừa đảm bảo quy trình quản lý kho tiết kiệm thời gian và đơn giản, vừa đảm bảo tồn kho chính xác, khoa học thì chủ doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách thức quản lý truyền thống của mình.
Ứng dụng các phần mềm công nghệ là một trong những giải pháp tối ưu trong việc quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay. Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý chặt chẽ tồn kho, chi tiết các mặt hàng và tình trạng thực của các sản phẩm trong kho mọi lúc, mọi nơi linh hoạt trên nhiều thiết bị thông minh.
Như vậy cách để quản lý kho chặt chẽ nhưng vẫn tiết kiệm thời gian cho các cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng? Cửa hàng đa chi nhánh? sẽ được vSmartSell chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Quản lý chính xác số lượng xuất nhập kho
Để tối ưu quản lý kho buộc phải kiểm soát chặt chẽ số lượng nhập/xuất/tồn kho thực tế. Đặc biệt là đối với các cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng, tôn thép với lượng tồn kho lớn và tồn kho giá trị cao thì có phương pháp quản lý chặt chẽ ngay từ đầu sẽ giúp cửa hàng tránh được tình trạng sai số và chênh lệch hàng hóa trong kho.
Đới với những cửa hàng nhiều chi nhánh việc quản lý chính xác xuất/nhập/tồn kho còn giúp chủ cửa hàng trong việc điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh. Và có kế hoạch sắp xếp các mặt hàng chủ lực bán chạy tại các cửa hàng, tránh tình trạng “cửa hàng cần thì không có hàng bán, cửa hàng không bán được thì tồn kho chôn vốn”.
Việc đảm bảo số liệu hàng hóa trong kho luôn chính xác, phần nào giúp quá trình kiểm kho và quản lý sản phẩm trong kho nhanh chóng, dễ dàng hơn và hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.
Phương pháp quản lý kho hiệu quả đó là người phụ trách quản lý kho cần kiểm đếm số lượng chính xác và lưu lại để cập nhật số lượng hàng tồn kho mỗi ngày. Đồng thời cũng phải ghi chép cẩn thận hàng hoá nhập vào thêm và lưu trữ đầy đủ để sử dụng đối chiếu các thông tin khi cần.
Quản lý bán hàng chặt chẽ
Song song với việc quản lý xuất/nhập/tồn chính xác, thì tại các cửa hàng, chi nhánh việc quản lý bán hàng chặt chẽ cũng vô cùng quan trọng. Thông thường tại các cửa hàng bán vật liệu xây dựng, tôn thép ngoài lượng khách hàng lẻ thì đa số là các đại lý, nhà thầu lấy các đơn hàng phát sinh theo tiến độ công trình. Đơn hàng thường có thời gian kéo dài và giá trị đơn hàng cao đặt hàng giao hàng theo nhiều đợt vì vậy nếu không lưu trữ thông tin bán hàng thì có thể khiến việc kiểm soát hàng hoá tồn kho thực tế và tồn kho có thể bán chênh lệch, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh.
Vì vậy chủ cửa hàng cần phải lưu trữ lại toàn bộ những giao dịch bán hàng, số lượng sản phẩm xuất kho theo đơn hàng, số lượng sản phẩm xuất kho mỗi ngày. Kiểm soát hoá đơn chặt chẽ nhằm đảm bảo số lượng tồn kho luôn chính xác.
Thống kê số lượng, báo cáo hàng ngày
Việc kiểm kê, báo cáo hàng ngày giúp bạn luôn đảm bảo chính xác, số liệu không bị nhầm lẫn giúp việc kiểm kho và quản lý tồn kho nhanh chóng hơn, ít xảy ra chênh lệch và xử lý được các sai sót kịp thời.
Ngoài ra, khi kiểm soát bán hàng chặt chẽ, lưu trữ đầy đủ thông tin, báo cáo thống kê số lượng sản phẩm nhập vào và bán ra mỗi ngày cũng sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt sát sao được tình hình kinh doanh, quản lý kho hiệu quả hơn.
Tuy nhiên với tính đặc thù của các sản phẩm ngành vật liệu xây dựng (tồn kho lớn, giá trị cao, sản phẩm được nhập/xuất/tồn kho theo nhiều đơn vị, quy cách….) thì phương pháp quản lý bằng sổ sách truyền thống sẽ tốn nhiều thời gian, nhất là việc tính toán thủ công dễ bị nhầm lẫn và không thể kịp thời thống kê trong ngày.
Điều này đòi hỏi các cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng cần đổi mới phương pháp quản lý thay thế cách quản lý truyền thống trước đây. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là một trong những giải pháp công nghệ tối ưu nhất hiện nay, được nhiều chủ doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn cho sự đổi mới của doanh nghiệp mình. Phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell là giải pháp quản lý được thiết kế chuyên dụng cho ngành tôn thép, gạch men và vật liệu xây dựng, được tin dùng bởi nhiều Zacs Store, nhà máy tôn và nhà phân phối cấp 1 gạch men trên cả nước. vSmartSell giúp cho doanh nghiệp:
Tồn kho chính xác số lượng tồn kho có thể bán và tồn kho thực tế.
Báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp giúp chủ cửa hàng chủ động trong việc thu hồi công nợ khách hàng và thanh toán công nợ nhà cung cấp.
Lưu trữ và tìm kiếm được tất cả thông tin, báo cáo thống kê trong nhiều năm. Điều này giúp bạn phân tích xu hướng và dự đoán những mặt hàng hay thời điểm đẩy hàng trong năm, từ đó bạn có thể đưa ra những kế hoạch nhập xuất hàng hợp lý.
Quản lý và bán hàng chéo giữa các chi nhánh dễ dàng.
Quản lý nhanh mọi lúc mọi nơi, trên các thiết bị thông minh.
Với đội ngũ triển khai nhiều kinh nghiệm và hệ thống phần mềm mạnh mẽ vSmartSell mang đến giải pháp quản lý tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực từ đó giúp tối ưu doanh thu, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Bài viết đã tổng hợp 3 bước quản lý bán hàng mà các chủ cửa hàng cần đặc biệt lưu ý, cùng với phương pháp quản lý kho đơn giản, hiệu quả được nhiều cửa hàng vật liệu xây dựng sử dụng nhất hiện nay. Với những chia sẻ trên vSmartSell hy vọng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp có được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả và dễ dàng nhất. Để trải nghiệm những tính năng được tích hợp trên phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell Quý khách đăng ký tại đây hoặc liên hệ hotline: 0866.135.766 để được hỗ trợ nhanh nhất.
Đây có thể là vấn đề của nhiều anh chị kinh doanh trong ngành tôn thép đã từng gặp phải như tôi.
Một tháng trước kế toán ở kho tổng của công ty tôi xin nghỉ việc. Trước khi bạn này nghỉ công ty cũng kịp tuyển kế toán kho mới và bàn giao hết công việc. Bạn kế toán mới cũng nhanh nhẹn, chịu khó học hỏi, cũng đã có 2 năm kinh nghiệm nên các nghiệp vụ về kế toán bạn cũng nắm rõ nên tôi bớt lo lắng hơn. Tuần đầu làm việc mọi thứ vẫn suôn sẻ, các hoạt động mua bán, nhập xuất kho vẫn diễn ra bình thường.
Nhưng cho đến cuối tháng khi tôi cho các bạn tổng kiểm tra tồn kho cuối tháng thì bảng tồn kho thực tế dưới kho đưa lên lại không khớp với số lượng tồn kho tôi nắm còn thêm chuyện “vô lý” là cả một cuộn tôn "không cánh mà bay". Hỏi tìm nguyên nhân thì lúc này nhân viên ai cũng không biết, rồi đổ lỗi cho nhau.
Cũng vì cuộn tôn bị thiếu mà kế toán thì đơn vẫn bán mã này nhưng dưới kho thì lại cắt cuộn khác, rồi cuộn này bù cuộn kia thế là thành ra hàng hoá lộn thực tế bị thiếu hụt không khớp với tồn kho. Cuộn cắt không cắt, cuộn không cắt thì lấy ra cắt, rồi hàng hoá sắp xếp mỗi người một kiểu nên bạn này nghỉ là bạn kia kiểm kho không biết bao nhiêu lâu cho xong.
Nói bạn kế toán lục lại các chứng từ nhập kho, bán hàng, chuyển kho... để kiểm tra xem sai sót ở đâu thì mấy ngày trời tìm không ra vì lý do quá nhiều chứng từ, và bạn cũng không hiểu kế toán trước sắp xếp dữ liệu như thế nào. Tôi đành phải liên hệ nhờ bạn kế toán cũ kiểm tra giúp thì cuộn tôn bị mất đã nhập về từ 2 năm trước tìm lại thông tin thì bạn kế toán cũ không có thời gian còn bạn mới thì tìm không ra. Giờ cũng không biết quy trách nhiệm cho ai nên tôi cũng phải cho qua.
Tôi có chia sẻ câu chuyện này cho một người bạn cũng đang kinh doanh vật liệu xây dựng. Anh ấy bảo trước đây cũng vậy mỗi lần nhân viên nghỉ là công việc cứ rối nùi, cho đến khi anh ấy thay đổi cách quản lý. Anh ấy đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell.
Tôi cũng thử tìm hiểu và sử dụng thử thì đúng là nó hiệu quả thật.
Phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell không chỉ giúp tôi quản lý đơn giản mà còn giúp nhân viên của tôi làm việc hiệu quả hơn.
- Giúp tôi nắm rõ tình trạng tồn kho thực tế và tồn kho có thể bán tránh các trường hợp bán nhầm lẫn hàng hóa.
- Tạo đơn hàng nhanh, tự động tính toán quy đổi, gia công, hao hụt giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và bán hàng hiệu quả.
- Quản lý xuất/nhập tồn, công nợ nhà cung cấp, công nợ khách hàng chính xác.
- Quản lý và bán hàng chéo giữa các chi nhánh dễ dàng.
Thêm một điểm nữa mà tôi rất thích ở phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell đó là tính năng phân quyền và lưu lại lại lịch sử hoạt động người dùng, giúp tôi có thể phân quyền đúng người đúng việc và phát hiện ngay những sai sót để có thể kịp thời xử lý, giảm thiểu các rủi ro không mong muốn. Từ ngày sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vSmartsell tôi có thể sử dụng các báo cáo trên phần mềm để phân tích xu hướng và dự đoán những mặt hàng hay thời điểm đẩy hàng trong năm, chủ động kế hoạch kinh doanh, nhập/xuất hàng hoá.
Nhờ biết đến giải pháp quản lý bán hàng vSmartSell nhân viên của tôi không còn gặp khó khăn trong việc quản lý kho và tiết kiệm tối đa thời gian bán hàng, tôi thì hạn chế được các rủi ro, thất thoát hàng hoá.
Các bạn có thể tìm hiểu và tham khảo phần mềm website http://vsmartsell.com/
Hỗ trợ tư vấn và miễn phí dùng thử: 0866.135.766
Hiện nay các chủ cửa hàng vật liệu xây dựng, đại lý sơn có đang bán và tồn kho mặt hàng sơn nước giống các mặt hàng nhập gì bán nấy. Khi có nhu cầu mua sơn nước, thông thường khách hàng sẽ chọn màu sơn và trên đơn hàng cũng chỉ hiển thị thông tin màu sơn khách chọn nhưng chủ cửa hàng lại không trừ kho theo màu sơn trên đơn hàng mà phải trừ kho theo định lượng không nhất định của các gốc sơn và màu sơn khác nhau. Với số lượng đơn hàng ít thì việc tính toán thủ công sẽ không đáng kể nhưng khi số lượng đơn hàng tăng lên lúc đó việc tính toán và kiểm kho sẽ mất rất nhiều thời gian và có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn trong khi quá tải.
Nhiều chủ cửa hàng cửa hàng cũng đã nghĩ đến giải pháp ứng dụng các phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ trong việc kinh doanh, nhưng không phải phần mềm quản lý bán hàng nào cũng có thể hỗ trợ tối ưu cho các ngành.
Với các sản phẩm qua gia công, sản xuất thì sản phẩm bán trên đơn hàng là những sản phẩm “bán nhưng không tồn kho” và các sản phẩm như gốc sơn, màu sơn lại là những sản phẩm “tồn kho nhưng không bán” vậy chúng sẽ được trừ kho như thế nào?
Đây cũng chính là một trong số những lý do vì sao chủ cửa hàng nên chọn phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng để tối ưu được các đặc điểm riêng của từng ngành.
Với tính năng sản xuất trên phiên bản 3.0 của phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell khách hàng chỉ cần một lần tạo công thức và hệ thống sẽ tự động tính toán, trừ kho cho hàng trăm hàng ngàn lần bán hàng tiếp theo.
Tiết kiệm tối đa thời gian bán hàng và kiểm kho chính xác hạn chế sai sót, thất thoát.
Trải nghiệm ngay những tính năng được thiết kế chuyên dụng cho ngành vật liệu xây dựng để việc quản lý của bạn trở nên đơn giản ngay hôm nay tại đây!
