Tình trạng thất thoát hàng hóa thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp,chỉ có thể ngăn chặn được tình trạng này nếu xác định được đúng nguyên nhân.
vSmartSell tổng hợp 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc thất thoát hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh tôn thép và vật liệu xây dựng:
1. Thất thoát do khách mua hàng và quá trình vận chuyển
Đối với tôn thép là những mặt hàng có giá trị cao và đặc thù riêng, đặc biệt khi nhập hàng các doanh nghiệp sẽ nhập theo cuộn và bán lẻ theo đơn vị tấm x mét, theo quy cách cắt riêng. Các sản phẩm sau khi bán bị khách hàng trả lại hay đổi lại thì sẽ không thể nhập lại vào kho theo tình trạng ban đầu nếu không lưu thông tin lại thì rất có thể bạn sẽ bỏ quên những mặt hàng này. Trong quá trình vận chuyển xảy ra lỗi hàng bị trả về đây cũng là một trong những nguyên nhân gây thất thoát một lượng hàng hoá không nhỏ.
2. Thất thoát do nhân viên bán hàng
Một nguyên nhân phổ biến thứ hai dẫn đến thất thoát hàng hóa đó là mất trộm do nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp biển thủ công quỹ hoặc hàng hóa.
Một số hình thức của hành vi này là không ghi hóa đơn, chỉnh sửa giá bán, chỉnh sửa số lượng đơn hàng, hủy đơn hàng, báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập và tồn…v/v. Một số hành vi có thể tinh vi hơn như là cấu kết với kế toán và tài xế để biển thủ công quỹ riêng qua mặt của chủ cửa hàng.
3. Thất thoát hàng hoá do sai sót trong quản lý và tồn kho.
Với quá nhiều mã sản phẩm và phân loại hàng khác nhau rất dễ dẫn đến sự nhầm lẫn và sai sót của nhân viên nhập kho, tồn kho và thậm chí cả nhân viên bán hàng. Một số là những sai lầm đơn giản và không gây ra tổn thất thực tế, nhưng cũng có những lỗi có thể gây ra hậu quả trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Để hạn chế sự thất thoát hàng hóa do sai lệch trong quản lý kho và xử lý sai sót kịp thời, các doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra toàn diện hàng tồn kho của các chi nhánh theo định kỳ để từ đó nắm bắt được tình hình bán hàng và tồn kho thực tế của các mặt hàng.
Trong suốt quá trình nhập hàng, tồn kho hay bán hàng các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để giúp đối chiếu tồn kho chính xác, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay đó là phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell được thiết kế chuyên dụng cho các doanh nghiệp tôn thép và cửa hàng vật liệu xây dựng. vSmartSell giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tồn kho và hoạt động nhân viên theo phân quyền hạn chế tối đa các rủi ro và sai sót trong quá trình hoạt động.
Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell còn giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình quản lý và vận hành chuyên nghiệp, giúp xử lý số liệu từ khâu bán hàng đến giao hàng được thống nhất và chính xác ngăn chặn tình trạng thất thoát ngay từ đầu.
Một nhân viên làm việc gắn bó lâu dài hẳn là điều mong muốn của nhiều chủ cửa hàng. Nhân viên làm việc lâu năm ngoài có kinh nghiệm lành nghề thì họ luôn nhận được sự tin tưởng và tín nhiệm từ chủ cửa hàng. Nhưng vSmartSell chắc chắn không có nhân viên nào muốn gắn bó lâu dài với một môi trường làm việc không thoải mái hay bị gò bó, nghi ngờ. vSmartSell sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm để giúp chủ cửa hàng thay đổi được cách quản lý nhân viên của mình.
1. Cải thiện môi trường làm việc - Tạo sự hứng thú trong công việc - Tăng hiệu suất
Với những cửa hàng kinh doanh những mặt hàng tôn, thép và vật liệu xây dựng thì nơi làm việc của các nhân viên bán hàng hay nhân viên chủ yếu là ở các cửa hàng hay các xưởng tôn, kho gạch và thiết bị xây dựng. Môi trường làm việc khô khan gây sự nhàm chán cho nhân viên, chủ cửa hàng có thế cải thiện cách bố trí, trang bị thêm các thiết bị làm mát hay cải thiện ánh sáng nơi làm việc, giữ lựa chọn công nghệ hiện đại, tiên tiến vừa góp phần vào bảo vệ môi trường và xây dựng một không gian làm việc tốt nhất cho nhân viên. Việc này sẽ giúp tạo nên niềm vui, sự hứng thú, động lực trong công việc cho nhân viên và tăng hiệu suất công việc.
2. Tìm hiểu nhu cầu và nắm bắt tâm lý nhân viên.
Nhu cầu và mong muốn của mỗi nhân viên mỗi khác, hãy là một người chủ tâm lý có thể thường xuyên trò chuyện, tâm sự để tìm ra nhu cầu thực sự của nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn phân đúng người đúng việc, giảm sai sót và hơn thế bạn và nhân viên của mình sẽ gắn kết hơn trong công việc.
3. Không ngừng khích lệ và “Lương - Thưởng" xứng đáng.
Khi một nhân viên không ngừng cố gắng hoàn thành tốt công việc và hơn thế, tạo ra doanh thu và kết quả như mong đợi, thì việc được công nhận, khích lệ là không thể thiếu, nhưng cũng cần thưởng, trả lương xứng đáng cho họ. Đó là cách để chủ cửa hàng khẳng định năng lực và tạo động lực cho nhân viên của mình.
Một người nhân viên khi được công nhận năng lực về mặt tinh thần lẫn vật chất, họ sẽ tự nguyện cống hiến, luôn luôn cố gắng hoàn thành công việc tốt hơn vì doanh nghiệp. Và khi họ tìm thấy niềm vui và mục tiêu trong công việc, họ sẽ tạo ra được kết quả công việc tốt hơn, thậm chí vượt kỳ vọng mà bạn mong đợi.
4. Sử dụng "Phần mềm quản lý" thay vì phải kè kè “Giám sát".
Tôn, thép là những mặt hàng có giá trị cao và khó quản lý nên không thể tránh khỏi việc quản lý sát sao, bởi nếu chủ cửa hàng chểnh mảng sẽ không kịp thời xử lý được sai sót hay vấn đề phát sinh nội bộ. Trong trường hợp này sẽ không thể tránh khỏi những bất hoà giữa nhân viên và chủ cửa hàng dẫn đến tình trạng nghỉ việc, lơ là trong công việc hay chủ cửa hàng không tin tưởng nhân viên khiến doanh thu bị sụt giảm.
Chúng ta đang trong thời đại công nghệ số, mọi thứ đều được giải quyết nhanh gọn trên máy tính hay di động vậy tại sao các chủ cửa hàng lại không là những người tiên phong công nghệ.
Sử dụng phần mềm quản lý vSmartSell tại cửa hàng giúp chủ cửa hàng nắm bắt được doanh thu hàng ngày, xuất - nhập kho, công nợ và thậm chí là chi tiết hoạt động người dùng giúp chủ cửa hàng dễ dàng biết được nhân viên nào đang tích cực làm việc, ai là người gian dối muốn tạo đơn hàng rồi hủy đi để "gian lận" tiền và rất nhiều chức năng khác. Như vậy thì chủ cửa hàng vẫn quản lý công việc một cách sát sao, nhưng lại không cần phải kè kè giám sát, tạo sự thoải mái cho nhân viên.
Với một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái, những nỗ lực được công nhận và khích lệ đúng lúc thì vSmartSell tin chắc rằng không có lý do gì để một người nhân viên lựa chọn ra đi mà không gắn bó với công việc của mình.
Khi được hỏi về công cụ bán hàng và quản lý kho truyền thống của các chủ cửa hàng vật liệu xây dựng hay các xưởng tôn thép hiện nay đa số câu trả lời đó là sử dụng Excel để quản lý. Nhiều chủ cửa hàng hiện nay vẫn cho rằng Excel là công cụ đơn giản, hiệu quả, còn phần mềm quản lý bán hàng thì thao tác rắc rối, khó sử dụng.
Excel là phần mềm rất phổ biến được nhiều người sử dụng để lưu trữ các thông tin sản phẩm, tồn kho, khách hàng… v/v và quản lý theo từng sheet, tệp riêng rõ ràng, đơn giản.
Nhưng khi sử dụng Excel chủ cửa hàng phải tự nhập liệu bằng tay, mọi thứ sẽ không có vấn đề gì cho đến 1 thời gian sử dụng lâu, lượng hàng hóa tồn kho đủ lớn lúc này rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu. Trong khi đó, với lượng thông tin lớn, cũng phải mất rất nhiều thời gian để tra cứu khi làm các loại báo cáo.
Để dùng hiệu quả Excel, chủ cửa hàng cần phải nắm chắc các công thức, hàm tính toán. Khi quy mô kinh doanh của bạn được mở rộng thì phần mềm Excel sẽ không còn thật sự tối ưu để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Với phần mềm quản lý bán hàng vSmartSell hỗ trợ tối ưu cho chủ doanh nghiệp trong việc nhập kho, tồn kho và bán hàng.
Thông tin hàng hóa, khách hàng, … đều được lưu trữ không giới hạn và tìm kiếm nhanh trên phần mềm.
Tiết kiệm thời gian, chi phí với các loại báo cáo thống kê được vSmartSell thiết kế chuyên dụng cho ngành tôn thép và cửa hàng vật liệu xây dựng.
Khả năng kết nối và sử dụng linh hoạt, đáp ứng được quy mô kinh doanh lớn, nhiều kho, xưởng, nhiều chi nhánh.
Nếu vẫn còn băn khoăn có nên thay đổi cách quản lý hiện tại, bạn có thể đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng cho ngành tôn thép và vật liệu xây dựng tại đây để trải nghiệm quản lý chuyên nghiệp!
